Rechtliches

Datenschutzerklärung.

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die workin up GmbH, Kaiser-Wilhelm-Straße 89, 20355 Hamburg, Telefon 040 6077963-91 (im Folgenden „workin.", „wir", „uns").

Fragen zum Datenschutz und Anträge zu Euren Rechten erreichen uns per E-Mail an datenschutz@workin.de oder per Post an die Anschrift oben mit dem Zusatz „Datenschutz".

Diese Erklärung gilt für die Website workin.de und für den Client Hub unter hub.workinup.de, soweit er unten beschrieben ist. Begriffe wie „personenbezogene Daten", „Verarbeitung", „Auftragsverarbeiter" oder „Einwilligung" verwenden wir im Sinne von Art. 4 DSGVO.

2. Aufruf der Website

2.1 Hosting

Die Website wird bei einem spezialisierten Hosting-Dienstleister betrieben, der sie über ein weltweites Servernetz ausliefert. Wenn Ihr eine Seite aufruft, verarbeitet er technisch zwingend Eure IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, die Browser-Kennung (User-Agent) und die Seite, von der Ihr kommt. Das ist nötig, um Euch die Seite auszuliefern und sie vor Angriffen und Überlastung zu schützen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir selbst speichern dabei keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Der Dienstleister verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Zur Übermittlung in Länder außerhalb der EU siehe Abschnitt 6.

2.2 Reichweitenmessung ohne Cookies

Unser Hosting-Dienstleister zählt für uns zusätzlich, wie oft welche Seite aufgerufen wird und wie schnell sie lädt. Dafür lädt Euer Browser ein kleines Skript. Es setzt keine Cookies, speichert nichts auf Eurem Gerät und bildet keine Profile; wir sehen nur zusammengefasste Zahlen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Website zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

2.3 Fehlermeldungen

Zeigt die Website wegen eines technischen Fehlers ihre Fehlerseite, schickt Euer Browser eine kurze Meldung an unseren Server: welche Seite betroffen war, den Fehlertext und Browsertyp mit Hauptversion (zum Beispiel „Chrome 131 mobil"). IP-Adresse, Suchparameter und der vollständige Browser-Kennstring werden dabei nicht gespeichert, E-Mail-Adressen im Fehlertext werden unkenntlich gemacht. Die Meldungen liegen im Protokoll unseres Hosting-Dienstleisters und werden dort nach wenigen Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.4 Datenbank

Objekte, Bilder, Texte und Formulare der Website laufen über unsere Datenbank, die ein Dienstleister für uns in einem Rechenzentrum in Deutschland betreibt. Euer Browser spricht dabei nur mit unserer eigenen Domain; die Anfragen leiten wir an die Datenbank weiter. Der Dienstleister ist unser Auftragsverarbeiter.

3. Speicher in Eurem Browser

Die Website setzt selbst keine Cookies. Damit sie funktioniert, legt sie aber einige Angaben im lokalen Speicher Eures Browsers ab (localStorage und sessionStorage). Diese Angaben verlassen Euer Gerät nicht, es sei denn, Ihr schickt sie uns ausdrücklich, etwa wenn Ihr die Merkliste an einen Berater sendet.

• Eure Merkliste (gemerkte Objekte), bis Ihr sie leert oder den Browserspeicher löscht.

• Eure Auswahl im Datenschutz-Dialog und deren Zeitpunkt, damit wir Euch nicht bei jedem Aufruf erneut fragen.

• Eure Sprachwahl (Deutsch oder Englisch).

• Nach einer Exposé-Anfrage Eure E-Mail-Adresse und eine Freischaltkennung, damit Ihr weitere Exposés ohne erneute Eingabe abrufen könnt.

• Nur für die Dauer der Sitzung: Eure letzte Suche, die Position in der Kartenliste und, falls Ihr über einen Freigabelink kommt, dessen Kennung.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil diese Speicherung für die von Euch gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich ist, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihr könnt die Angaben jederzeit über die Einstellungen Eures Browsers löschen.

4. Wenn Ihr uns Daten schickt

4.1 Anfrage-, Besichtigungs- und Kontaktformulare

Über die Formulare der Website (Kontakt und Briefing, Besichtigungswunsch, Warteliste für vermietete Objekte, Suchauftrag, Merkliste an einen Berater senden, Anfrage als Vermieter) erheben wir die Angaben, die Ihr eintragt: Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer und Unternehmen, Eure Nachricht sowie die Suchkriterien oder Objekte, auf die sich die Anfrage bezieht. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.

Wir legen die Anfrage in unserem Kundensystem (CRM) an, das in derselben Datenbank läuft, und ordnen sie einem Berater zu, der Euch antwortet. Damit das Team die Anfrage sofort sieht, geht zusätzlich eine interne Benachrichtigung mit Euren Angaben an unser E-Mail-Postfach, das ein E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter für uns betreibt.

Zum Schutz vor Spam enthält jedes Formular ein für Menschen unsichtbares Feld, und wir begrenzen die Zahl der Anfragen je IP-Adresse für kurze Zeit. Dafür speichern wir zusammen mit der Anfrage einen Prüfwert (Hash) Eurer IP-Adresse und die Browser-Kennung, nicht die IP-Adresse selbst.

Rechtsgrundlage ist Eure Einwilligung, die Ihr mit dem Häkchen im Formular gebt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), und, soweit es um die Anbahnung oder Durchführung eines Beratungsauftrags geht, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eure Einwilligung könnt Ihr jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine E-Mail an datenschutz@workin.de genügt. Wir löschen die Angaben, wenn sie für die Bearbeitung nicht mehr nötig sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (etwa nach Handels- oder Steuerrecht) entgegensteht.

4.2 Exposé als PDF

Ein Exposé zu einem Objekt stellen wir Euch nach Angabe von Name, E-Mail-Adresse und auf Wunsch Unternehmen zur Verfügung. Die Anfrage behandeln wir wie eine Anfrage nach 4.1. Das PDF erzeugt unser Server aus der Objektseite; dabei werden keine weiteren Angaben über Euch verarbeitet. Jeden Abruf eines Exposés vermerken wir mit E-Mail-Adresse, Objekt und Zeitpunkt bei Eurem Kontakt im CRM. Die Freischaltung gilt 90 Tage, danach fragen wir die Angaben erneut ab.

4.3 Newsletter

Für unseren Hamburg-Newsletter brauchen wir nur Eure E-Mail-Adresse und Eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir speichern die Adresse mit dem Zeitpunkt der Anmeldung. Bevor wir Euch den ersten Newsletter schicken, bestätigt Ihr die Anmeldung über einen Link in einer E-Mail (Double-Opt-in); ohne Bestätigung verschicken wir nichts. Den Dienst, über den wir den Newsletter versenden, nennen wir hier, bevor die erste Ausgabe verschickt wird. Die Einwilligung könnt Ihr jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per E-Mail an datenschutz@workin.de.

4.4 KI-Suche

In der Bürosuche könnt Ihr frei beschreiben, was Ihr sucht. Euren Text wertet ein KI-Sprachmodell aus, das ein spezialisierter Dienstleister in unserem Auftrag betreibt, und leitet daraus Suchkriterien wie Stadtteil, Fläche und Budget ab. Übermittelt wird nur der Text, nicht Eure IP-Adresse oder andere Angaben über Euch, und wir speichern den Text nicht. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Suchen und speichern dafür einen Prüfwert (Hash) Eurer IP-Adresse. Bitte gebt dort keine Namen, Telefonnummern oder anderen persönlichen Angaben ein; für die Suche braucht es sie nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Euch passende Flächen zu zeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.5 Merkliste teilen und Freigabelinks

Wenn Ihr Eure Merkliste teilt, enthält der Link nur die Kennungen der Objekte, keine Angaben über Euch. Schickt Euch ein Berater einen Freigabelink zu einem nicht öffentlichen Objekt, prüft unser Server die Kennung im Link und zeigt Euch nur dieses eine Objekt. Freigabelinks gelten höchstens 90 Tage und lassen sich vom Berater jederzeit zurückziehen.

4.6 Bewerbungen

Bewerbungen nehmen wir per E-Mail entgegen. Wir verarbeiten die Unterlagen ausschließlich für das Bewerbungsverfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und löschen sie spätestens sechs Monate nach dessen Abschluss, sofern Ihr nicht in eine längere Aufbewahrung eingewilligt habt.

5. Dienste von Drittanbietern

5.1 Karten

Die Lage der Objekte zeigen wir auf Karten von Google Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf einer Seite mit Karte lädt Euer Browser Kartendaten und Skripte direkt von Google; Google erhält dabei Eure IP-Adresse, Browserdaten und den Kartenausschnitt. Ohne Karte ist eine Bürosuche nicht sinnvoll nutzbar; Rechtsgrundlage ist deshalb unser berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Suche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Google kann Daten auch in die USA übermitteln (siehe Abschnitt 6). Mehr dazu unter https://policies.google.com/privacy.

Ist Google Maps nicht verfügbar, zeigen wir Karten eines freien Kartendienstes. Auch dabei erhält dessen Betreiber Eure IP-Adresse.

5.2 Programmbibliotheken und Bilder

Einzelne Programmbibliotheken und einige Stadtteilfotos lädt Euer Browser von externen Servern. Dabei wird Eure IP-Adresse an den jeweiligen Betreiber übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.3 Leadinfo

Wir nutzen Leadinfo (Leadinfo B.V., Rotterdam, Niederlande). Leadinfo ordnet die IP-Adresse eines Besuchs einem Unternehmen zu und zeigt uns öffentlich verfügbare Firmenangaben wie Name und Adresse sowie die aufgerufenen Seiten, bei der Bürosuche auch die gewählten Suchkriterien. Personen erkennt Leadinfo nicht. Die Firmenangaben übernehmen wir in unser CRM. Leadinfo setzt dafür zwei Cookies unserer eigenen Domain (_li_id und _li_ses). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Unternehmen, die sich für Büroflächen interessieren, gezielt ansprechen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihr könnt dem jederzeit widersprechen, eine E-Mail an datenschutz@workin.de genügt. Mehr unter https://www.leadinfo.com/de/datenschutz.

5.4 Google Analytics (nur mit Eurer Einwilligung)

Nur wenn Ihr im Datenschutz-Dialog der Statistik zustimmt, laden wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited). Google Analytics wertet aus, wie die Website genutzt wird: aufgerufene Seiten, Verweildauer, Gerät und Browser, ungefährer Standort sowie, ob eine Anfrage abgeschickt wurde. Dafür setzt Google Cookies. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert; Google-Signale und Werbepersonalisierung haben wir ausgeschaltet.

Rechtsgrundlage ist Eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ihr könnt sie jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen" am Ende jeder Seite widerrufen; der Widerruf wirkt ab dem nächsten Seitenaufruf. Google kann Daten in die USA übermitteln (siehe Abschnitt 6). Mehr unter https://policies.google.com/privacy.

5.5 Soziale Netzwerke

Auf Instagram, LinkedIn und Facebook verweisen wir nur mit einfachen Links. Es sind keine Plugins eingebunden; Daten fließen erst, wenn Ihr einen Link anklickt und die Seite des Netzwerks öffnet. Dort gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

6. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Einige unserer Dienstleister sowie Google haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten auch dort. Für die USA hat die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss für Unternehmen erlassen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Art. 45 DSGVO). Wo das nicht greift, sichern EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) die Übermittlung ab.

7. Client Hub

Kunden, mit denen wir zusammenarbeiten, erhalten Zugang zum Client Hub unter hub.workinup.de. Dort stellen wir Objekte, Unterlagen und den Stand der Suche bereit.

Wenn Ihr den Client Hub aufruft, speichern wir, um einen Missbrauch Eures Zugangslinks zu erkennen, die gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne die letzte Zahlengruppe, bei IPv6 nur die ersten drei Blöcke), die Browser-Kennung, eine zufällige Gerätekennung und den Zeitpunkt des Aufrufs. Einen Standort oder andere Herkunftsangaben ermitteln wir daraus nicht. Die Gerätekennung wird dazu auf Eurem Gerät gespeichert. Die Daten sehen nur Euer Berater und die Geschäftsführung, sie werden nach 90 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Ihr vor der ersten Nutzung erteilt. Ohne diese Einwilligung lässt sich der Client Hub nicht nutzen. Ihr könnt sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; danach ist der Zugang zum Client Hub nicht mehr möglich, Euer Berater stellt Euch die Unterlagen dann auf anderem Weg zur Verfügung.

8. Weitergabe und Speicherdauer

Eure Daten erhalten außer uns nur Dienstleister, die wir sorgfältig ausgewählt und nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet haben, und zwar jeweils nur so weit, wie es für ihren Zweck nötig ist: Hosting, Datenbank, E-Mail, KI-gestützte Suche und Erzeugung von Dokumenten. Dazu kommen die in Abschnitt 5 genannten Drittanbieter. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa auf Anordnung einer Behörde.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Danach werden sie gelöscht.

9. Eure Rechte

Ihr habt das Recht auf Auskunft über Eure gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung könnt Ihr jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), könnt Ihr aus Gründen, die sich aus Eurer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung könnt Ihr ohne Begründung widersprechen.

Für die Geltendmachung genügt eine E-Mail an datenschutz@workin.de. Außerdem könnt Ihr Euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Stand: Oktober 2026.